별도의 전산팀을 두기 힘든 소규모의 회사나 모임의 경우 구글앱스를 사용하면 거의 비용을 들이지 않고도 자신의 도메인으로 메일, 웹, 게시판, 캘린더등을 공유하고 관리할 수 있어 소규모 업체에게는 축복과도 같은 서비스다. (현재 Standard타입이 무료 서비스인 경우 50개까지 계정을 만들 수 있다.)

* 도메인을 구입한 후 구글앱스 신청 및 도메인을 구글앱스에 연동시키는 방법은 이 포스트를 참조하면 된다.
* 구글앱스에서 사용자 추가/관리는 다른 포스트를 참조하면 된다.

구글 앱스를 설정하고 나면 각 개인 사용자들이 사용할 수 있게 설정을 해 줘야 하는 경우가 많다. 물론 웹 인터페이스를 사용해도 별 문제는 없지만 아웃룩에 연동시켜 사용하기를 원하는 사람들도 많기 때문에 그 때의 설정방법이다.



아웃룩을 실행한 화면이다. 메뉴의 Tools를 선택한다.


Tools에서 Account Settings를 선택해준다.


Account Settings 창에서 새 어카운트를 추가해야 하니까 New...를 선택한다.


이메일 계정을 추가할 것이기 때문에 Microsoft Exchange, POP3, IMAP, or HTTP를 체크하고 Next를 눌러준다.


Add New E-mail Account 창이 열리면 위쪽의 정보는 넣어줄 필요 없고 맨 아래쪽의 Manually configure server settings or additional server types를 체크하고 Next를 눌러준다.


Internet E-mail을 체크하고 Next를 눌러준다.





이 화면에서 자신의 이름, 이메일 주소(구글앱스로 만든 이메일 주소), 아이디(이메일 주소에서 '@' 앞쪽 부분), 암호를 넣어주고 Account Type은 'IMAP', Incoming mail server는 'imap.gmail.com' , Outgoing mail server (SMTP)는 'smtp.gmail.com' 을 넣어준다. 다 입력했으면 More Settings...를 선택한다.


Internet E-mail Settings창에서 Advanced 탭을 선택한다.


Advanced탭에서 표시된 4가지 정보를 바꿔줘야 한다.


위와 같이 정보를 변경해주고 Outgoing Server 탭을 선택한다.


My outgoing server (SMTP) requires authentication을 체크해주고 Use same settings as my incoming mail server를 선택하고 OK를 누르면 된다.


그러면 다시 위의 화면으로 돌아온다. 이제 Next를 눌러준다.


위와 같은 설정이 끝나 축하한다는 화면이 나온다. Finish를 눌러주면 된다.


이제 아웃룩 왼쪽에 방금 추가한 계정이 보인다.


계정 왼쪽의 '+'를 누르면 Inbox폴더가 나타나고 오른쪽에 메일폴더의 내용이 나타나는걸 확인할 수 있다.
Posted by nautes

구글앱스에서 사용자 및 그룹 추가/관리법에 대해 설명하겠다.


해당 도메인의 관리자 아이디로 로그인하면 화면 오른쪽 상단에 Manage this domain 링크가 보인다. 이걸 클릭해 준다.


관리자 화면으로 넘어오면 도메인에 관련된 여러가지를 설정할 수 있다. 사용자를 추가하기 위해 Users and groups를 선택한다.


사용자를 추가해야 하니까 Create a new user를 선택한다. 이 방법은 한명씩 추가하는 것이고 여러명을 한꺼번에 추가할수도 있다.


사용자의 이름과 아이디를 넣어준다. 기본적으로는 랜덤하게 정해진 초기암호가 설정되어 있다. 해당 사용자가 저 암호를 가지고 처음으로 로그인을 하면 새 암호를 넣으라고 나오게 된다. 랜덤한 암호 대신 관리자가 임의로 암호를 설정해 주고 싶으면 Set password를 눌러주면 된다. 모든 정보를 다 입력했으면 Create new user 버튼을 눌러주면 된다.


이제 Test User라는 이름의 계정이 만들어 진 것이다. 이 사용자의 아이디는 'testuser', 초기암호는 'Z57829'이고 예를 들어 회사 도메인이 xyz.com이라고 하면 이메일 주소는 testuser@xyz.com 이다.
또한 웹 브라우져에서 이 계정으로 로그인 하기 위한 초기 웹 페이지는 http://start.xyz.com이 된다.


좀 더 상세하게 설정하거나 입력된 내용을 수정하고 싶으면 위의 화면에서 Edit settings for test를 눌러주면 된다.


Edit settings for test를 누르면 화면이 위와 같이 바뀐다. 여기서 이 사용자가 다음번 로그인하면 강제적으로 암호를 바꾸기, 도메인 관리자 권한 부여(관리자가 되면 사용자 생성, 수정, 삭제등 모든것이 가능), 별명 추가(여기서 사용자 이메일 주소는 testuser@xyz.com인데 별명으로 foo를 추가해주면 foo@xyz.com으로 보낸 메일도 testuser@xyz.com으로 배달된다.), 그룹 설정등이 가능하다.


하나라도 변경하면 맨 아래 Save changes의 글자가 진하게 바뀐다. 변경한 다음에는 잊지 말고 꼭 눌러줘야 변경된게 적용된다.


계정이 추가되었으므로 처음 화면으로 돌아가보면 위와 같이 추가된 계정이 보인다.





그룹을 추가하려면 Groups 탭을 선택한 다음 Create a new group을 눌러준다.


그룹에 관련된 정보를 넣어준다. 위와 같이 RnD라는 그룹을 만들어주고 그룹의 이메일 주소를 rnd@xyz.com으로 해 주면 rnd@xyz.com으로 메일을 보내면 그룹에 속한 모든 멤버에게 메일이 날라가게 된다.
또한 그룹의 억세스 권한을 따로 설정해 줄 수 있다.

- Team : xyz.com 도메인의 모든 멤버(그룹에 속해있지 않아도 관계 없음)가 rnd@xyz.com으로 메일을 보낼 수 있고 멤버 목록을 볼 수 있다.
- Announcement-only : 공지사항 전용으로 그룹의 owner만 rnd@xyz.com으로 메일을 보내거나 멤버 목록을 볼 수 있다.
- Restricted : 그룹에 속한 멤버만 rnd@xyz.comdm로 메일을 보내거나 멤버 목록을 볼 수 있다.

즉 회사 내에 연구개발 팀을 위한 그룹을 두개 만들어서 그룹 멤버는 같지만 하나는 rnd-public@xyz.com, 나머지는 rnd-private@xyz.com 으로 해 주고 rnd-public은 억세스 권한을 Team으로, rnd-private은 억세스 권한을 Restricted로 해 주면 사내의 다른 부서 사람이 연구개발팀원 전체에게 메일을 보낼때는 rnd-public@xyz.com을 사용하고 연구개발팀원중 한명이 팀원에게 공지사항을 보낼때는 rnd-private@xyz.com을 사용할수도 있다.
이렇게 하면 메일의 필터 기능을 이용해서 팀원에게 오는 메일은 별도의 라벨을 붙여 관리할수도 있어 편리하다.

모든 정보를 입력했으면 아래쪽의 Create new group 버튼을 눌러준다.


그룹의 멤버를 추가해준다. 위쪽의 칸에 이미 만들어져 있는 사용자의 이름, 아이디 또는 이메일 주소를 넣어주고 Member 로 추가할것인지 Owner로 추가할것인지 정한 다음에 Add버튼을 누르면 된다. 위쪽의 칸에 여러명을 한꺼번에 추가할 경우는 ','로 구분해주면 된다.


여기서는 testuser@xyz.com을 RnD 그룹의 Member로 추가했다.

이렇게 계정 추가가 끝났으면 실제 계정 사용자에게 아이디와 임시 암호를 알려주면 된다.


만들어 진 계정을 사용하려면 웹 브라우져에서 시작페이지로 가면 된다. 이 예제에서는 http://start.xyz.com 으로 가면 된다. 위의 화면에서 오른쪽 상단의 Sign in을 눌러준다.


위와 같은 화면이 나온다. 여기서 자신의 아이디와 임시 암호를 넣어주고 Sign in 버튼을 누른다.


처음 로그인 하는 것이기 때문에 위와 같은 화면이 나오고 새 암호를 넣으라고 나온다. 여기에 자신이 원하는 암호를 넣어주고 사람이라는걸 확인(컴퓨터가 자동으로 하는걸 방지하기 위함)해주기 위해 중간에 녹색으로 나온 글자를 그래도 입력(여기서는 gitation 을 넣어준다.)하고 맨 아래쪽의 I accept. Create my accounts를 눌러준다.


그럼 모든 설정이 끝난 것이고 위와 같은 화면이 나와서 자신이 사용할 수 있는 서비스 목록을 보여준다.


Email 화면이다. 구글의 gmail을 그대로 사용하는 것이지만 메일 주소는 testuser@gmail.com이 아니고 testmail@xyz.com (자신의 회사 도메인을 그대로 사용)하게 된다. 웹 브라우져로 메일을 사용하려면 이대로도 문제없지만 만일 아웃룩, 썬더버드, 애플 메일등 외부 메일 클라이언트를 사용할 예정이면 우측 상단의 Settings를 눌러준다.


설정 화면에서 Forwarding and POP/IMAP을 눌러준다.


기본적으로 POP3는 활성화 되어있고 IMAP은 비활성화 되어 있다. IMAP프로토콜을 사용할 생각이면 Enable IMAP을 선택하고 Save Changes를 눌러 설정변경을 저장해주면 된다.

* 도메인을 구입한 후 구글앱스 신청 및 도메인을 구글앱스에 연동시키는 방법은 이 포스트를 참조하면 된다.
* 각 사용자가 자신의 계정을 아웃룩에 연동시키는 방법은 이 포스트를 참조하면 된다.
Posted by nautes

우리가 현재 인터넷에서 일상적으로 사용하고 있는 이메일은 인류 역사상 매우 오랜 기간동안 사용되어 왔던 우편제도를 거의 그대로 모방하여 만들어 졌다.


우리가 편지를 보낼 때를 생각해 보면 편지지에 내용을 적고 편지봉투에 집어넣은 다음 봉투에 발신자 주소와 수신자 주소를 적는다. 그리고 우표를 붙인 다음 우체통에 집어넣으면 보내는 사람의 할 일은 더 이상 없어진다. 나머지 역할인 편지를 수신자에게까지 전달해 주는건 우체국에서 하는 일이고 언제 우체통에서 편지를 수거해 가는가, 어떤 방법으로 어느 경로를 거쳐 우리동네 우체국에서 수신자가 사는 동네의 우체국까지 편지를 옮길 것인가, 수신자네 동네 우체국에서 언제 어떻게 수신자 집으로 편지를 가져다 줄 것인가는 전적으로 우체국이 결정하는 것이지 편지를 보낸 사람이 결정할 수 있는게 아니다. 또한 수신자 집에 편지가 배달되었다고 해도 언제 그 사람이 편지를 읽는지, 아니 편지를 읽었는지 조차 알 수 있는 방법이 없다.
위에 과정이 이메일에도 거의 동일하게 적용된다.



이메일을 작성하는 경우 본문에 원하는 내용을 적고 메일 헤더에 발신자 이메일 주소, 수신자 이메일 주소를 넣어주고 이메일을 발송한다. 여기까지가 이메일을 보내는 사람이 해야 할 일이다. 나머지 역할인 이메일을 수신자 이메일 계정으로 전달해 주는건 인터넷(정확하게 말하자면 인터넷에 있는 메일서버들)이 알아서 하게 된다. 어느 메일서버를 거쳐 언제 이메일을 전달할 것인가는 전적으로 메일서버들이 결정하는거지 이메일을 보낸 사람이 결정할 수 있는게 아니다. 또한 편지와 마찮가지로 이메일이 수신자 메일함에 전달되었다 해도 그걸 읽었는지 여부나 언제 읽었는지는 알 수 있는 방법이 없다.



물론 편지에도 예전부터 본문이나 PS에 '읽었으면 읽었다고 알려달라'고 부탁을 할 수도 있지만 그건 편지를 받은 사람이 그 부탁에 응해주는 경우에만 의미가 있는 것이다. 이메일 표준에도 이와 유사하게 RFC3798등에서 메일 헤더에 메일을 읽었다는 receipt를 보내달라고 요구하는 필드가 추가되기도 했다. 하지만 이 역시 수신자가 receipt를 보낼건지 확인을 해 줘야만 receipt가 보내지는 문제도 있고 모든 이메일 클라이언트가 이 확장필드를 인식하지 못하기 때문에 널리 쓰여지지는 못했다.

그렇다면 '어 내가 쓰는 이메일에는 수신확인 기능이 있는데 이건 뭐냐?'는 사람들이 있을 것이다. 쉽게 이야기하자면 그건 특정 메일 서비스 내에서만 동작하는 일종의 편법을 이용한 방법이다. 하지만 그런 방법들은 표준화가 된 것도 아니고 편법을 이용하는 것이기 때문에 송신자, 수신자 모두 같은 이메일 서비스(예를 들어 둘 다 한메일 또는 네이버메일 등등)를 이용하는 경우에만 "가능할 수도 있는" 방법일 뿐이다. 동작원리는 이메일은 위에서 말했듯이 일단 보내고 나면 송신자는 그 이메일에 대한 통제력(내용수정, 삭제 등등)을 완전히 잊어버리게 된다. 그래서 이메일을 보낼 때 메일서비스가 이메일의 본문 내용 안에 사람들에게는 보이지 않게 조그마한 이미지 주소를 임의로 넣어 보낸다. 그 이미지 파일 주소는 해당 메일 서비스 서버의 주소이다. 그렇기 때문에 수신자가 메일을 읽을 때 눈에는 보이지 않지만 숨어있는 이미지를 화면에 표시하기 위해 메일서비스 서버를 억세스 하게 된다. 그 파일이 억세스 되면 메일을 읽은 것으로 간주하고 그 시간을 메일을 읽은 시간이라고 알려주게 된다.



위쪽 그림이 정상적 이메일인 경우이다. 송신자의 메일 서버가 수신자의 메일서버로 메일을 전달하면 수신자가 메일을 읽을 때 그냥 수신자의 메일서버에서 메일을 읽을 뿐 송신자 서버에 아무 통보가 없다. 그에 비해 아래쪽의 편법을 사용하면 메일 내에 <img> 태그가 들어있고 그 태그가 송신자 메일서버에 있는 이미지 파일을 가르키고 있기 때문에 메일을 보여줄 때 그 파일을 요구하게 된다. 송신자 메일서버는 그 파일이 요구된 시간을 기록하고 그걸 수신자가 메일을 읽은 시간이라고 알려주게 된다.

그런데 최근에는 대부분의 이메일 서비스나 이메일 클라이언트들은 메일 본문에 들어있는 이미지 파일들을 기본적으로 보이지 않게 되어있는 경우가 많다. 이렇게 되어 있으면 메일을 읽더라도 그 안에 안보이게 숨어있는 이미지를 억세스 하지 않기 때문에 심지어 송신자/수신자가 같은 메일 서비스를 사용하더라도 수신자가 웹으로 억세스하지 않고 POP3/IMAP을 통해 이메일 클라이언트를 사용하면 메일을 읽었더라도 수신확인에는 읽지 않았다고 나오게 된다.

결론적으로 이메일 수신확인 서비스라는건 정확하지도 않은 편법일 뿐임으로 너무 믿지 말라는 것이다. 수신확인을 했는데 혹시 언제 읽었다고 나오면 그건 일단 읽었다고 생각해도 큰 무리는 없지만 아직 읽지 않았다고 나오는건 진짜 안 읽은건지 편법이 먹히지 않아 읽었는데 안 읽은걸로 나오는건지 확인할 방법은 전혀 없다는 것이다.
요점은 국내 웹메일들의 수신확인 서비스라는걸 너무 믿지 말라는 것이다.
Posted by nautes

웹 브라우징을 하다 보면 자신의 이메일 주소를 넣으라고 요구하는 곳들이 많다.
그렇다고 거기에 엉터리 메일주소를 넣으면 가입 인증메일같은걸 받을 수 없기 때문에 안되고 현재 사용하는 메일주소를 넣어주자니 향후 스팸메일의 증가는 불을 보듯 뻔하기 때문에 꺼려지는게 사실이다. 그렇다고 가입 전용 이메일(물론 엄청난 스팸이 범람하고 있을 것이다.)을 따로 관리하기도 귀찮다.
이럴때 사용할 수 있는 서비스가 Melt mail이다. 이름에서 볼 수 있는것처럼 일정시간이 지나면 메일 주소가 얼음이 녹는것처럼 자동으로 사라져 버린다.


http://meltmail.com에 접속하면 위의 화면이 나온다.


몇시간 동안만 메일 주소를 사용할 것인가를 결정하고 자신이 실제 메일을 받고자 하는 메일주소를 넣어주고 'CREATE'버튼을 눌러주면 된다.


그러면 위와 같은 화면이 나오게 된다. 즉 3시간동안만 'D656FwV3YgO9@meltmail.com'로 메일을 보내면 그걸 'test@gmail.com'으로 포워딩 해 주고 그 이후에는 저 메일주소 자체가 없어져 버리기 때문에 바로 받아야 하는 인증메일은 내 메일 주소(여기서는 test@gmail.com)로 받을 수 있고 그 이후에 혹시 올 수 있을지 모르는 스팸메일을 자동(?)으로 차단해주는 효과를 누릴 수 있게 된다.
Posted by nautes

2008.07.18 13:58
많은 사람들이 사용하는 gmail에는 여러가지 숨겨진 기능들이 많이 있다. 그 중 상당히 유용한 기능이 한 계정에 대해 여러개(사실 거의 무한대)의 이메일 주소를 가질 수 있다는 것이다.
gmail은 [username]@gmail.com 의 메일 주소에서 [username] 부분에 들어가는 '.' 을 모두 무시하고 '+' 뒷 부분도 모두 무시한다.
즉 gmail은 a.b.c.d@gmail.com, abc.d@gmail.com, a.bcd@gmail.com같은걸 모두 abcd@gmail.com으로 인식한다는 것이다.
또한 abcd+anything@gmail.com도 모두 abcd@gmail.com으로 인식한다.
이 기능과 filter를 잘 이용하면 한개의 이메일 계정을 체계적으로 관리할 수 있다.

즉 내 gmail주소는 abcd@gmail.com인데 어느 사이트에 회원가입시 이메일 주소를 넣어줘야 하지만 그 사이트에서 오는 메일을 받고 싶지 않은 경우 원래 이메일 주소인 abcd@gmail.com 대신 abcd+ad@gmail.com을 넣어주고 filter에 abcd+ad로 오는 메일은 자동으로 삭제하게 설정해 놓으면 원하지 않는 광고메일들을 볼 필요 없이 자동으로 삭제되게 할 수 있다.


또는 친구들에게는 abcd+friend@gmail.com 이라는 주소를 알려주고 filter에 abcd+friend로 오는 메일은 자동으로 'friend'라는 라벨을 붙여서 다른 메일들과 확실하게 구분해 줄 수 있다.

필터를 만드는 방법은 다음과 같다.

1. Gmail에서 settings를 선택한다.
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2. Settings 화면에서 Filters 탭을 선택한다.
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3. 설정되어 있는 필터 목록 아래쪽의 Create a new filter를 선택한다.
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4. 'To:' 필드에 원하는 주소를 넣어준다. 여기서는 광고메일을 받아 자동으로 삭제하도록 설정하는걸 보여준다.
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5. 'nautesrouge+advertise' 로 오는 메일은 자동으로 삭제하길 원하기 때문에 'Delete it'을 선택해준다. 만일 nautesrouge+friend로 오는 메일에 friend라는 라벨을 붙이고 싶으면 'nautesrouge+friend'를 4번의 필드에 넣어주고 여기서는 'delete it' 대신 'apply the label:' 을 선택하고 choose label...에서 'friend'를 선택해주면 된다. 물론 friend라는 라벨은 미리 만들어 놓아야 한다.
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6. 설정을 끝내고 위의 화면에서 'Create Filter' 버튼을 누르면 다음과 같은 필터가 만들어진다.
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Posted by nautes

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